학부총학생회:동아리연합회칙:서류수령시행규칙

제1조(목적)

본 시행규칙은 본회 회칙 및 세칙에서 규정하는 공식 서류(이하 서류)의 수령에 대하여 집행부의 집행의 방법과 원칙을 규정함을 목적으로 한다.

제2조(수령 대상)

집행부는 다음 각 호에 해당하는 서류를 수령한다.

1. 등록에 필요한 서류
2. 지원금 지급 신청서
3. 동아리방 재배치 신청서
4. 리더십마일리지 적립 신청서
5. 계절학기 생활관 사용 신청서
6. 그 외 운영위원회 및 집행부에서 결정한 서류

제3조(보관 대상)

1. 집행부는 다음 각 호에 해당하는 서류를 수령 후 최소 3년 간 보관한다.
   1. 등록에 필요한 서류
   2. 지원금 지급 신청서
   3. 동아리방 재배치 신청서
   4. 그 외 운영위원회 및 집행부에서 결정한 서류
2. 제1조에서 다루는 서류에 관하여 소관 국서의 장은 보관 기간을 연장할 수 있다.

제4조(제출 공고)

집행부는 서류 제출 기간 시작일 전에 다음의 내용을 포함한 제출 공고를 한다.

1. 제출 기간
2. 서류 제출 방법
3. 제출 양식
4. 수정 기간
5. 이 외 회칙 및 세칙에서 명시하지 않은 사항

제5조(제출 양식 및 서류 제출 방법)

1. 집행부는 서류의 종류와 목적에 따라 서류의 양식을 결정할 수 있다. 단, 회칙 제7장에서 규정하는 서류의 경우, 학생지원팀과의 협의를 거쳐야 한다.
2. 집행부는 서류의 종류와 목적에 따라 전자우편 또는 인쇄본의 형태로 제출 방법을 결정할 수 있다.
3. 전자우편의 형태로 제출할 시 본회 공식 전자우편 이외의 제출은 허용하지 않는다.
4. 인쇄본의 형태로 제출할 시 본회 소재 이외의 제출은 허용하지 않는다.
5. 제출된 서류에 대한 책임은 동아리 대표자에게 있으며 제출 기간 중에 동아리 대표자는 상근 방문을 통해 각 서류가 제출되었는지 확인할 수 있다.

제6조(수정 기간)

1. 수정 기간이란 동아리에서 제출한 서류의 미비나 결격사유를 확인하여 동아리가 기 제출한 항목에 대해 수정 혹은 추가 증빙자료를 제출할 수 있는 기간을 의미한다.
2. 동아리가 보관 대상 서류를 제출할 시 분과학생회장 및 집행부는 제출 기간의 1/2 내의 검토기간을 두고 수령된 서류를 검토해야 하며 그 결과를 해당 동아리에 전달해야 한다. 이 때 결과 전달 이후 5일 이상의 수정 기간을 둔다.
3. 수정이 가능한 범위는 다음과 같다.
   1. 둘 이상의 형태로 제출하는 경우 각 서류 별 한 부 이상 제출되어야 한다.
   2. 백지 또는 공고한 양식을 그대로 내는 경우는 기 제출로 인정하지 않는다.
   3. 반기 활동보고서에서의 활동 목록, 지원금 지급 신청서에서의 지원금 신청 내역 등과 같이 서류 내에 목록과 소항목이 있는 경우 해당 목록의 항목을 추가할 수 없다.
   4. 검토 기간 이내의 분과학생회장 및 집행부가 인정한 범위 내의 미비 또는 결격사유에 대해 수정할 수 있다.
4. 제출 기간 중에 제출한 서류에 대해서 집행부가 검토 기간 이후에 미비 또는 결격사유를 발견한 경우 집행부는 이를 해당 동아리에 지체 없이 전달해야 하며, 수정 기간과 별개로 전달 이후 해당 동아리에게 5일 간 서류 수정 기간을 보장한다.
5. 필요한 경우, 운영위원회 승인을 통해 수정 기간을 단축하거나 수정 기간을 두지 않을 수 있다.