학부총학생회:사무처리세칙 문서 원본 보기

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==제1장 총칙==

==== 제1조(목적) ====
<blockquote>본 세칙은 본회 각 기구의 사무처리와 「학생회칙」 제10조 및 제11조에서 위임한 바에 따른 기록물 관리에 관한 원칙 및 세부적인 사항을 규정하여 본회의 투명하고 책임 있는 행정 구현과 기록물의 안전한 보존 및 효율적 활용에 기여함을 목적으로 한다.</blockquote>

==== 제2조(원칙) ====

#본회의 사무처리는 간소화·표준화와 정보화를 통해 효율적으로 이루어져야 한다.
#본회에서 생산한 기록물은 효율적으로 활용할 수 있도록 안전하게 보존되어야 한다.

==== 제3조(적용범위) ====
<blockquote>본 세칙은 본회의 각 산하기구에 적용한다.</blockquote>

==== 제4조(정의) ====

#본 세칙에서 “기록물”이란 본회의 업무에 관련하여 생산 또는 접수한 문서·도서·대장·카드·도면·시청각물·전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물(行政博物)을 말한다.
#본 세칙에서 “기록물 관리”란 기록물의 생산·분류·정리·이관·수집·평가·폐지·보존·공개·활용과 이에 부수되는 모든 업무를 말한다.
#본 세칙에서 “기록물 관리기관”이란 일정한 시설·장비와 이를 운영하기 위한 인력을 갖추고 기록물 관리 업무를 수행하는 기관을 말한다.
#본 세칙에서 “기록물 관리자”란 본회의 기록물 관리 과정에서 기록물을 다루는 사람을 말한다.
#본 세칙에서 “개인정보”란 살아 있는 개인에 관한 정보로서 성명 등을 통하여 개인을 알아볼 수 있는 정보(해당 정보만으로는 특정 개인을 알아볼 수 없더라도 다른 정보와 쉽게 결합하여 알아볼 수 있는 것을 포함한다)를 말한다. 
#본 세칙에서 “개인정보처리자”란 업무를 목적으로 개인정보를 운용하기 위하여 스스로 혹은 다른 사람을 통하여 개인정보를 처리하는 기구 및 개인 등을 말한다.

==== 제5조(산하기구의 책임) ====

#본회 기록물 관리의 책임은 기록물을 생산하는 해당 기구에 있다.
#본회 대표자 및 본회 산하기구는 사무가 정확하고 신속하게 처리되고 기록물과 회원의 개인정보가 안전하게 관리되도록 최대한의 협조를 하여야 한다.

==제2장 사무처리==

==== 제6조(사무처리의 원칙) ====

#정확과 투명성을 기하고 책임의 소재를 명확히 하기 위해 본회 사무처리와 대표자의 행위는 문서로 기록함을 원칙으로 한다.
#본회 각 산하기구가 상당 기간에 걸쳐 반복적으로 하는 업무는 그 업무의 처리가 전문화되어 효율적이 업무가 가능하도록 표준화함을 원칙으로 한다.

==== 제7조(사무의 인수·인계) ====

#선거, 조직 개편 또는 업무 분배 등의 사유로 업무를 인수·인계할 때에는 해당 업무에 관한 모든 사항을 인수·인계하여야 한다.
#사무를 인수·인계하는 자는 담당사무에 관한 진행사항·관계문서·자료 등 업무와 관련된 모든 사항을 구체적으로 문서로 작성하여 소관업무 일체를 인수·인계하여야 한다.
#후임자가 정하여지지 아니하였을 때 또는 특별한 사유로 후임자에게 사무를 인계할 수 없을 때에는 그 직무를 대리하는 자에게 소관 업무를 인계하고, 그 대리자는 후임자가 사무를 인수할 수 있게 되었을 때 즉시 인계하여야 한다.
#중앙집행위원장은 제1항에 따른 인수·인계가 원활하게 이루어질 수 있도록 중앙집행위원 명단을 최신의 정보로 유지하여야 한다.

==제3장 문서 작성==

==== 제8조(문서의 성립과 효력 발생) ====

#문서는 책임자의 서명에 의한 결재 등의 확인이 있을 때 성립한다.
#문서는 수신자에게 도달되었을 때 효력이 발생한다.

==== 제9조(문서의 생산) ====

#본회의 각 산하기구는 주요 정책 또는 사업 등을 추진할 때 사전 기획과 업무 이후 과정 및 결과를 문서화하여야 한다.
#각 산하기구가 상당 기간에 걸쳐 반복적으로 하는 업무는 표준화된 서식으로 문서를 생산하여야 한다.
#모든 문서에는 작성 일시, 작성자의 소속, 지위, 이름이 명시되어야 한다. 
#각 산하기구에서 생산하는 문서의 책임자는 각 기구의 장이며, 해당 문서의 생산에 대한 모든 책임은 책임자에게 있다.

==== 제10조(문서 작성의 일반 원칙) ====

#문서는 대한민국 법률 [http://www.law.go.kr/법령/국어기본법/(11690,20130323) 「국어기본법」]에서 정의한 어문규범에 맞게 한글로 작성하되, 뜻을 정확하게 전달하기 위하여 필요할 때는 한자나 그 밖의 외국어를 병기할 수 있다. 단, [[소통국제화위원회]]를 통하여 영문화된 문서를 추가로 작성할 수 있다.
#문서의 내용은 간결하고 명확하게 표현하고 일반화되지 않은 약어와 전문용어 등의 사용을 피하여 이해하기 쉽게 작성하여야 한다. 
#문서 작성에 사용하는 용지는 특별한 사유가 없으면 A4용지로 한다.

==== 제11조(문서의 서식) ====

#의결기구는 정해진 서식에 따라 다음 각 호의 문서를 생산한다. 
##결석계 
##회의 소집요구서 및 연서명 명단
##회의 소집·결과 공고문 
##회의록
##회의 안건지 및 자료집 
#[[집행기구]] 및 [[전문기구]]는 정해진 서식에 따라 다음 각 호의 문서를 생산한다. 
##각종 공문 
##집행위원 명단
#[[자치기구]] 및 [[특별기구]]는 정해진 서식에 따라 다음 각 호의 문서를 생산한다. 이외 자치기구는 필요할 때 자치규칙에 따라 산하 [[의결기관]], [[집행기관]]에서 문서를 생산하도록 할 수 있다.
##자치규칙
##자치규칙 개정 작업과 관련된 기록물
#본회 산하기구는 정해진 서식에 따라 다음 각 호의 재정 문서를 생산한다.
##각 기구의 예산안·결산
##사업집행에 대한 영수증빙내역
##고정자산의 목록

==== 제12조(문서의 관리) ====

#본회의 각 산하기구는 문서가 전자적으로 생산되고 전자적으로 관리될 수 있도록 필요한 조치를 강구하여야 한다.
#본회의 각 산하기구는 생산한 전자적 형태의 문서를 본회 회원이 자유롭게 열람할 수 있도록 필요한 조치를 강구하여야 한다.

==제4장 기록물의 관리==

==== 제13조(기록물에 대한 의무) ====

#본회의 모든 회원은 「[[학생회칙]]」과 본 세칙에 정하는 바에 따라 본회에서 생산한 기록물을 효율적으로 활용할 수 있도록 안전하게 보호·관리할 의무를 가진다.
#[[중앙집행위원회]]는 기록물 관리기관으로 기록물을 이관하는 업무를 총괄한다.
#산하기구는 기록물 관리기관으로 각 산하기구에서 생산한 기록물을 이관할 의무를 지닌다. 
#기록물 관리기관은 생산하는 기록물을 관리하고 보존할 의무를 가진다.

==== 제14조(기록물 관리의 원칙) ====

#기록물 관리기관은 기록물이 생산부터 활용까지의 전 과정에 걸쳐 진본성·무결성·신뢰성과 이용가능성이 보장될 수 있도록 관리하여야 한다.
#기록물의 책임자는 기록물을 [[중앙집행위원회]]와 정기적으로 기록물 관리기관으로 이관해야 한다.
#기록물 관리기관은 기록물이 전자적으로 생산·관리되도록 필요한 조치를 강구하여야 하며, 전자적 형태로 생산되지 아니한 기록물에 대하여도 전자적으로 관리되도록 노력하여야 한다.
#기록물 관리기관은 기록물이 효율적이고 통일적으로 관리·활용될 수 있도록 기록물 관리의 표준화를 위해 노력하여야 한다.

==== 제15조(기록물의 보존) ====

#특정 기구에 속한 기록물은 해당 기구를 단위로 하여 보존한다.
#기록물은 기록물의 생산 일시를 단위로 하여 보존한다.
#본회의 산하기구는 기록물 목록을 생산하여 기록물 관리기관이 기록물과 함께 보관한다. 
#모든 기록물은 원본으로 보관하는 것을 원칙으로 한다. 단, 크기로 인해 효율적인 보관이 어려울 경우 축소 복사할 수 있다.

==== 제16조(기록물 관리기관) ====

#[[전학대회]]는 본회 산하기구 혹은 중앙운영위원회 산하 위원회 중 하나를 기록물 관리기관으로 지정하여 운영할 수 있다.
#기록물 관리기관은 다음 각 호의 업무를 수행한다.
##기록물 관리의 총괄·조정과 기록물의 보존·관리에 대한 기본 정책의 수립과 제도의 개선 
##기록물 관리 표준화 정책의 수립과 기록물 관리 표준의 개발·운영 
##기록물의 전자적 관리 체계 구축과 표준화 
##기록물 관리자에 대한 교육·훈련 
##기록물 관리에 관한 다른 기록물 관리기관과의 교류·협력
##그 밖에 본 세칙에서 정하는 사항

==== 제17조(기록물의 보관) ====
<blockquote>기록물 관리기관은 다음 각 호의 기록물을 보관한다.</blockquote>

#의결기구 회의에서 생산된 회의 안건지, 자료집 및 회의록
#총선거에서 생산된 정책공동자료집, 선거보고서 등의 각종 선거 관련 자료
#총학생회장단 인수위원회의 인수·인계보고서 
#감사원 감사보고서 및 소통국제화위원회 번역감독보고서
#본회 산하기구의 사업 관련 자료
#「[[KAIST 학부 총학생회 규정집]]」
#그 밖에 기록물 관리기관이 자체적으로 수집하는 기록물

==제5장 기록물의 공개==

==== 제18조(기록물 공개 원칙) ====
<blockquote>본 세칙이 규정한 모든 기록물은 공개되어야 함을 원칙으로 한다.</blockquote>

==== 제19조(정보공개청구) ====

#기록물 관리기관에서 보관 중이나 온라인에 공개되지 않은 기록물은 기록물 관리기관에 대한 정보공개청구를 통해 열람할 수 있다.
#기록물 관리기관에서 보관 중인 인쇄 기록물의 원본은 대여할 수 없으며, 기록물 관리기관 내에서 열람하거나 복사를 통해서만 기록물을 열람할 수 있다.
#기록물 관리기관은 정보공개청구서의 서식을 제공한다.

==== 제20조(정보공개 제한) ====
<blockquote>본회 산하기구는 본회의 회원과 학술적 목적과 공익을 위해 본회의 기록물을 활용하려는 자의 정보공개청구를 거부할 수 없다. 단, 다음 각 호에 해당할 때는 중앙운영위원회의 의결로 일부만 공개하도록 할 수 있다.</blockquote>

#본회의 회원이 아닌 자가 정보공개를 청구한 때
#개인정보 유출이 우려될 때 
#계약 내용 등이 사전에 공개되었을 시 본회 및 본회 산하기구 운영 상의 피해가 우려될 때

==== 제21조(기록물의 활용) ====

#회원과 정보공개청구가 가능한 자는 본회의 기록물을 학술, 행정, 의사결정 등을 위해 활용할 수 있다.
#본회의 각 기구의 업무 중 누락된 기록물은 기록물 관리기관에서 복사하여 활용할 수 있다.

==제6장 개인정보 보호==

==== 제22조(회원 개인정보의 처리 범위) ====

#본회는 회원의 성명, 전화번호, 주민등록번호, 학번, 학점, 거주 생활관 주소를 포함한 수집 가능한 개인정보를 적극적으로 보호하여야 한다.
#개인정보처리자는 사상·신념, 노동조합·정당의 가입·탈퇴, 정치적 견해, 건강, 성생활 등에 관한 정보, 성적 지향 및 성별 정체성 그 밖에 회원의 사생활을 현저히 침해할 우려가 있는 개인정보를 수집, 처리하여서는 아니된다.

==== 제23조(개인정보 보호의 원칙) ====

#개인정보처리자는 회원 개인정보의 처리 목적을 명확하게 하여야 하고 그 목적에 필요한 범위에서 최소한의 개인정보만을 적법하고 정당하게 수집하여야 한다.
#개인정보처리자가 회원의 개인정보를 수집·열람·활용하기 위해서는 당사자의 동의를 얻었거나 명확한 근거를 가진 정당한 목적이 있어야 한다.
#문서 작성 및 기록물 관리 시 개인정보의 익명처리가 가능한 경우에는 익명에 의하여 처리될 수 있도록 하여야 한다.

==제7장 보칙==

==== 제24조(기록물관리규칙) ====
기록물 관리에 대한 세부적인 사항을 본 세칙에 부수되는 규칙으로 정할 수 있으며, 이를 [[기록물관리규칙]]이라 한다.

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