학부총학생회:사무처리세칙

제1장 총칙

제1조(목적)

본 세칙은 본회 각 기구의 사무처리와 「학생회칙」 제10조 및 제11조에서 위임한 바에 따른 기록물 관리에 관한 원칙 및 세부적인 사항을 규정하여 본회의 투명하고 책임 있는 행정 구현과 기록물의 안전한 보존 및 효율적 활용에 기여함을 목적으로 한다.

제2조(원칙)

1. 본회의 사무처리는 간소화·표준화와 정보화를 통해 효율적으로 이루어져야 한다.
2. 본회에서 생산한 기록물은 효율적으로 활용할 수 있도록 안전하게 보존되어야 한다.

제3조(적용범위)

본 세칙은 본회의 각 산하기구에 적용한다.

제4조(정의)

1. 본 세칙에서 “기록물”이란 본회의 업무에 관련하여 생산 또는 접수한 문서·도서·대장·카드·도면·시청각물·전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물(行政博物)을 말한다.
2. 본 세칙에서 “기록물 관리”란 기록물의 생산·분류·정리·이관·수집·평가·폐지·보존·공개·활용과 이에 부수되는 모든 업무를 말한다.
3. 본 세칙에서 “기록물 관리기관”이란 일정한 시설·장비와 이를 운영하기 위한 인력을 갖추고 기록물 관리 업무를 수행하는 기관을 말한다.
4. 본 세칙에서 “기록물 관리자”란 본회의 기록물 관리 과정에서 기록물을 다루는 사람을 말한다.
5. 본 세칙에서 “개인정보”란 살아 있는 개인에 관한 정보로서 성명 등을 통하여 개인을 알아볼 수 있는 정보(해당 정보만으로는 특정 개인을 알아볼 수 없더라도 다른 정보와 쉽게 결합하여 알아볼 수 있는 것을 포함한다)를 말한다.

6. 본 세칙에서 “개인정보처리자”란 업무를 목적으로 개인정보를 운용하기 위하여 스스로 혹은 다른 사람을 통하여 개인정보를 처리하는 기구 및 개인 등을 말한다.

제5조(산하기구의 책임)

1. 본회 기록물 관리의 책임은 기록물을 생산하는 해당 기구에 있다.
2. 본회 대표자 및 본회 산하기구는 사무가 정확하고 신속하게 처리되고 기록물과 회원의 개인정보가 안전하게 관리되도록 최대한의 협조를 하여야 한다.

제2장 사무처리

제6조(사무처리의 원칙)

1. 정확과 투명성을 기하고 책임의 소재를 명확히 하기 위해 본회 사무처리와 대표자의 행위는 문서로 기록함을 원칙으로 한다.
2. 본회 각 산하기구가 상당 기간에 걸쳐 반복적으로 하는 업무는 그 업무의 처리가 전문화되어 효율적인 업무가 가능하도록 표준화함을 원칙으로 한다.

제7조(사무의 인수·인계)

1. 선거, 조직 개편 또는 업무 분배 등의 사유로 업무를 인수·인계할 때에는 해당 업무에 관한 모든 사항을 인수·인계하여야 한다.
2. 사무를 인수·인계하는 자는 담당사무에 관한 진행사항·관계문서·자료 등 업무와 관련된 모든 사항을 구체적으로 문서로 작성하여 소관업무 일체를 인수·인계하여야 한다.
3. 후임자가 정하여지지 아니하였을 때 또는 특별한 사유로 후임자에게 사무를 인계할 수 없을 때에는 그 직무를 대리하는 자에게 소관 업무를 인계하고, 그 대리자는 후임자가 사무를 인수할 수 있게 되었을 때 즉시 인계하여야 한다.
4. 각 산하기구 대표자는 제1항에 따른 인수·인계가 원활하게 이루어질 수 있도록 구성원 명단을 최신의 정보로 유지하여야 한다.

제3장 문서 작성

제8조(문서의 성립과 효력 발생)

1. 문서는 책임자의 서명에 의한 결재 등의 확인이 있을 때 성립한다.
2. 문서는 수신자에게 도달되었을 때 효력이 발생한다.

제9조(문서의 생산)

1. 본회의 각 산하기구는 주요 정책 또는 사업 등을 추진할 때 사전 기획과 업무 이후 과정 및 결과를 문서화하여야 한다.
2. 각 산하기구가 상당 기간에 걸쳐 반복적으로 하는 업무는 표준화된 서식으로 문서를 생산하여야 한다.
3. 모든 문서에는 작성 일시, 작성자의 소속, 지위, 이름이 명시되어야 한다.

4. 각 산하기구에서 생산하는 문서의 책임자는 각 기구의 장이며, 해당 문서의 생산에 대한 모든 책임은 책임자에게 있다.

제10조(문서 작성의 일반 원칙)

1. 문서는 대한민국 법률 「국어기본법」에서 정의한 어문규범에 맞게 한글로 작성하되, 뜻을 정확하게 전달하기 위하여 필요할 때는 한자나 그 밖의 외국어를 병기할 수 있다. 단, 소통국제화위원회를 통하여 영문화된 문서를 추가로 작성할 수 있다.
2. 문서의 내용은 간결하고 명확하게 표현하고 일반화되지 않은 약어와 전문용어 등의 사용을 피하여 이해하기 쉽게 작성하여야 한다.

3. 문서 작성에 사용하는 용지는 특별한 사유가 없으면 A4용지로 한다.

제11조(문서의 서식)

1. 의결기구는 정해진 서식에 따라 다음 각 호의 문서를 생산한다.

   1. 결석계

   2. 회의 소집요구서 및 연서명 명단
   3. 회의 소집·결과 공고문

   4. 회의록
   5. 회의 안건지 및 자료집

2. 집행기구 및 전문기구는 정해진 서식에 따라 다음 각 호의 문서를 생산한다.

   1. 각종 공문

   2. 집행위원 명단
3. 자치기구 및 특별기구는 정해진 서식에 따라 다음 각 호의 문서를 생산한다. 이외 자치기구는 필요할 때 자치규칙에 따라 산하 의결기관, 집행기관에서 문서를 생산하도록 할 수 있다.
   1. 자치규칙
   2. 자치규칙 개정 작업과 관련된 기록물
4. 본회 산하기구는 정해진 서식에 따라 다음 각 호의 재정 문서를 생산한다.
   1. 각 기구의 예산안·결산
   2. 사업집행에 대한 영수증빙내역
   3. 고정자산의 목록

제12조(문서의 관리)

1. 본회의 각 산하기구는 문서가 전자적으로 생산되고 전자적으로 관리될 수 있도록 필요한 조치를 강구하여야 한다.
2. 본회의 각 산하기구는 생산한 전자적 형태의 문서를 본회 회원이 자유롭게 열람할 수 있도록 필요한 조치를 강구하여야 한다.

제4장 기록물의 관리

제13조(기록물에 대한 의무)

1. 본회의 모든 회원은 「학생회칙」과 본 세칙에 정하는 바에 따라 본회에서 생산한 기록물을 효율적으로 활용할 수 있도록 안전하게 보호·관리할 의무를 가진다.
2. 중앙집행위원회는 기록물 관리기관으로 기록물을 이관하는 업무를 총괄한다.
3. 산하기구는 기록물 관리기관으로 각 산하기구에서 생산한 기록물을 이관할 의무를 지닌다.

4. 기록물 관리기관은 생산하는 기록물을 관리하고 보존할 의무를 가진다.

제14조(기록물 관리의 원칙)

1. 기록물 관리기관은 기록물이 생산부터 활용까지의 전 과정에 걸쳐 진본성·무결성·신뢰성과 이용가능성이 보장될 수 있도록 관리하여야 한다.
2. 기록물의 책임자는 기록물을 중앙집행위원회와 정기적으로 기록물 관리기관으로 이관해야 한다.
3. 기록물 관리기관은 기록물이 전자적으로 생산·관리되도록 필요한 조치를 강구하여야 하며, 전자적 형태로 생산되지 아니한 기록물에 대하여도 전자적으로 관리되도록 노력하여야 한다.
4. 기록물 관리기관은 기록물이 효율적이고 통일적으로 관리·활용될 수 있도록 기록물 관리의 표준화를 위해 노력하여야 한다.

제15조(기록물의 보존)

1. 특정 기구에 속한 기록물은 해당 기구를 단위로 하여 보존한다.
2. 기록물은 기록물의 생산 일시를 단위로 하여 보존한다.
3. 본회의 산하기구는 기록물 목록을 생산하여 기록물 관리기관이 기록물과 함께 보관한다.

4. 모든 기록물은 원본으로 보관하는 것을 원칙으로 한다. 단, 크기로 인해 효율적인 보관이 어려울 경우 축소 복사할 수 있다.

제16조(기록물 관리기관)

1. 전학대회는 본회 산하기구 혹은 중앙운영위원회 산하 위원회 중 하나를 기록물 관리기관으로 지정하여 운영할 수 있다.
2. 기록물 관리기관은 다음 각 호의 업무를 수행한다.
   1. 기록물 관리의 총괄·조정과 기록물의 보존·관리에 대한 기본 정책의 수립과 제도의 개선

   2. 기록물 관리 표준화 정책의 수립과 기록물 관리 표준의 개발·운영

   3. 기록물의 전자적 관리 체계 구축과 표준화

   4. 기록물 관리자에 대한 교육·훈련

   5. 기록물 관리에 관한 다른 기록물 관리기관과의 교류·협력
   6. 그 밖에 본 세칙에서 정하는 사항

제17조(기록물의 보관)

기록물 관리기관은 다음 각 호의 기록물을 보관한다.

1. 의결기구 회의에서 생산된 회의 안건지, 자료집 및 회의록
2. 총선거에서 생산된 정책공동자료집, 선거보고서 등의 각종 선거 관련 자료
3. 총학생회장단 인수위원회의 인수·인계보고서

4. 감사원 감사보고서 및 소통국제화위원회 번역감독보고서
5. 본회 산하기구의 사업 관련 자료
6. 「KAIST 학부 총학생회 규정집」
7. 그 밖에 기록물 관리기관이 자체적으로 수집하는 기록물

제5장 기록물의 공개

제18조(기록물 공개 원칙)

본 세칙이 규정한 모든 기록물은 공개되어야 함을 원칙으로 한다.

제19조(정보공개청구)

1. 기록물 관리기관에서 보관 중이나 온라인에 공개되지 않은 기록물은 기록물 관리기관에 대한 정보공개청구를 통해 열람할 수 있다.
2. 기록물 관리기관에서 보관 중인 인쇄 기록물의 원본은 대여할 수 없으며, 기록물 관리기관 내에서 열람하거나 복사를 통해서만 기록물을 열람할 수 있다.
3. 기록물 관리기관은 정보공개청구서의 서식을 제공한다.

제20조(정보공개 제한)

본회 산하기구는 본회의 회원과 학술적 목적과 공익을 위해 본회의 기록물을 활용하려는 자의 정보공개청구를 거부할 수 없다. 단, 다음 각 호에 해당할 때는 중앙운영위원회의 의결로 일부만 공개하도록 할 수 있다.

1. 본회의 회원이 아닌 자가 정보공개를 청구한 때
2. 개인정보 유출이 우려될 때

3. 계약 내용 등이 사전에 공개되었을 시 본회 및 본회 산하기구 운영 상의 피해가 우려될 때

제21조(기록물의 활용)

1. 회원과 정보공개청구가 가능한 자는 본회의 기록물을 학술, 행정, 의사결정 등을 위해 활용할 수 있다.
2. 본회의 각 기구의 업무 중 누락된 기록물은 기록물 관리기관에서 복사하여 활용할 수 있다.

제6장 개인정보 보호

제22조(회원 개인정보의 처리 범위)

1. 본회는 회원의 성명, 전화번호, 주민등록번호, 학번, 학점, 거주 생활관 주소를 포함한 수집 가능한 개인정보를 적극적으로 보호하여야 한다.
2. 개인정보처리자는 사상·신념, 노동조합·정당의 가입·탈퇴, 정치적 견해, 건강, 성생활 등에 관한 정보, 성적 지향 및 성별 정체성 그 밖에 회원의 사생활을 현저히 침해할 우려가 있는 개인정보를 수집, 처리하여서는 아니된다.

제23조(개인정보 보호의 원칙)

1. 개인정보처리자는 회원 개인정보의 처리 목적을 명확하게 하여야 하고 그 목적에 필요한 범위에서 최소한의 개인정보만을 적법하고 정당하게 수집하여야 한다.
2. 개인정보처리자가 회원의 개인정보를 수집·열람·활용하기 위해서는 당사자의 동의를 얻었거나 명확한 근거를 가진 정당한 목적이 있어야 한다.
3. 문서 작성 및 기록물 관리 시 개인정보의 익명처리가 가능한 경우에는 익명에 의하여 처리될 수 있도록 하여야 한다.

제7장 보칙

제24조(기록물관리규칙)

기록물 관리에 대한 세부적인 사항을 본 세칙에 부수되는 규칙으로 정할 수 있으며, 이를 기록물관리규칙이라 한다.